Auftragsverarbeitungsvertrag

Dieser Vertrag regelt, wie wir mit den personenbezogenen Daten umgehen, die Sie in Salary.lu eingeben - vor allem mit den Daten der Mitarbeitenden, deren Lohnabrechnung Sie erstellen. Er besteht, weil Artikel 28 DSGVO einen schriftlichen Vertrag verlangt, sobald eine Organisation personenbezogene Daten im Auftrag einer anderen verarbeitet, und er legt fest, was dieser Vertrag enthalten muss.

Er ist Bestandteil unserer Nutzungsbedingungen und gilt ab dem Moment, in dem Sie diese akzeptieren. Sie müssen nichts gesondert unterzeichnen; auf Wunsch stellen wir jedoch ein unterzeichnetes Exemplar bereit. Verwendet dieser Vertrag einen in der DSGVO definierten Begriff, gilt dieser in seiner dortigen Bedeutung.

Wie wir mit Daten umgehen, deren Zwecke wir selbst bestimmen - Ihre eigenen Kontakt- und Rechnungsdaten -, ist eine andere Frage und wird von unserer Datenschutzerklärung und nicht von diesem Vertrag erfasst.

Wer wofür verantwortlich ist

Salary.lu wird auf zwei Arten genutzt, und welche auf Sie zutrifft, bestimmt die Rollen.

Unsere Pflichten aus diesem Vertrag sind in beiden Fällen dieselben. Durchgehend bezeichnet „Sie" den auf Sie zutreffenden Fall, und „der Verantwortliche" den Arbeitgeber, dessen Lohnabrechnung erstellt wird.

Handeln Sie für andere Unternehmen, liegt es in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass Ihre eigene Vereinbarung mit jedem Kunden den Einsatz eines externen Dienstleisters erlaubt und dass der Kunde über uns informiert wurde.

Was wir verarbeiten, und warum

Die nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO erforderlichen Angaben finden sich in Anhang 1: Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, deren Art und Zweck, die Arten personenbezogener Daten und die Kategorien betroffener Personen.

Kurz gefasst: Wir hosten und betreiben die Plattform, auf der Sie Lohnabrechnungen vorbereiten, und verarbeiten Mitarbeiterdaten ausschließlich, damit diese Plattform für Sie funktioniert. Wir nutzen sie nicht für eigene Zwecke, wir verkaufen sie nicht, und wir verwenden sie weder zum Training von Modellen noch zur Produktentwicklung.

Wir handeln auf Ihre Weisung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Ihre dokumentierte Weisung. Ihre Weisungen bestehen aus diesem Vertrag, den Nutzungsbedingungen und dem, was Sie in der Plattform selbst tun - das Erstellen einer Lohnabrechnung ist die Weisung, sie zu berechnen und zu erzeugen.

Die einzige Ausnahme besteht, wenn das Recht der Union oder Luxemburgs uns zur Verarbeitung aus einem anderen Grund verpflichtet. Tritt dieser Fall ein, informieren wir Sie vor der Verarbeitung, sofern das Gesetz uns dies nicht untersagt.

Sind wir der Auffassung, dass eine Ihrer Weisungen gegen das Datenschutzrecht verstößt, weisen wir Sie darauf hin.

Vertraulichkeit

Zugriff erhalten nur diejenigen, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Alle Personen bei Salary.lu, die auf personenbezogene Daten zugreifen können, unterliegen einer Vertraulichkeitspflicht, die über das Ende ihrer Tätigkeit für uns hinaus fortbesteht, und sind im Umgang damit geschult.

Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und des Risikos für die betroffenen Personen. Diese Maßnahmen sind in Anhang 2 beschrieben.

Lohndaten sind ihrer Natur nach sensibel - sie zeigen, was Menschen verdienen, und oft auch, ob sie krank waren. Deshalb behandeln wir die gesamte Plattform als Umgebung mit hohem Risiko, statt strengere Kontrollen nur auf ausgewählte Felder anzuwenden.

Gesundheitsdaten und andere sensible Daten

Lohnabrechnung in Luxemburg bedeutet, krankheitsbedingte Abwesenheiten zu erfassen - Gesundheitsdaten und damit eine besondere Kategorie nach Artikel 9 DSGVO, die besondere Sorgfalt erfordert.

Die Plattform erlaubt Ihnen zudem, das ärztliche Attest einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters hochzuladen. Das ist freiwillig: Nichts im Dienst erfordert es, und die Lohnabrechnung funktioniert auch ohne. Laden Sie eines hoch, wird es als Referenz gespeichert, damit Sie und die betroffene Person später darauf zurückgreifen können, falls Fragen zur Abwesenheit auftreten. Wir verarbeiten es ausschließlich, um es zu speichern und Ihnen anzuzeigen - wir lesen es nicht, werten es nicht aus und verwenden es in keiner Berechnung.

Die Entscheidung, ob überhaupt Atteste hochgeladen werden, treffen Sie als Verantwortlicher, ebenso wie die Frage der Rechtsgrundlage für deren Aufbewahrung - in der Regel Ihre Pflichten nach Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Wenn Sie sie nicht benötigen, ist es sicherer, sie nicht hochzuladen.

Da die Lohnabrechnung regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten betrifft, kann auf Ihrer Seite eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein. Wir stellen Ihnen zur Verfügung, was Sie zu deren Durchführung benötigen.

Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen eine kleine Zahl weiterer Anbieter ein, um den Dienst zu erbringen - vor allem für Hosting und Sicherungen. Sie sind in Anhang 3 aufgeführt. Sie erteilen uns die allgemeine Genehmigung, diese einzusetzen und bei Bedarf weitere zu beauftragen.

Jeder Unterauftragsverarbeiter ist durch schriftliche Pflichten gebunden, die nicht schwächer sind als die in diesem Vertrag, und wir bleiben Ihnen gegenüber für deren Handeln in vollem Umfang verantwortlich.

Planen wir, einen Unterauftragsverarbeiter hinzuzufügen oder auszutauschen, informieren wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail und auf der Seite „Neuigkeiten" in der Plattform. Haben Sie einen begründeten Einwand aus Datenschutzgründen, teilen Sie ihn uns innerhalb dieser 30 Tage mit; wir suchen dann nach einer praktikablen Alternative. Gibt es keine, können Sie Ihr Abonnement für den verbleibenden bezahlten Zeitraum ohne Nachteil beenden.

Wo die Daten gespeichert werden

Lohndaten bleiben in der Europäischen Union. Plattform und Datenbank laufen in der EU-Region bei Heroku, Dokumente werden in AWS S3 in Paris gespeichert, E-Mails über AWS SES in Frankfurt versandt, und Meldungen erreichen das CCSS über einen dedizierten Server in der EU. Anhang 3 führt jeden Anbieter und dessen Standort auf.

Zwei der Werkzeuge, die wir für Überwachung und Fehlersuche einsetzen - Sentry und Papertrail -, haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Sie erhalten technische Diagnosedaten wie Fehlerberichte und Anwendungsprotokolle, keine Lohndaten, und wir nutzen sie nicht, um Mitarbeiterinformationen aus der EU zu übermitteln.

Ist eine Übermittlung außerhalb der EU erforderlich, nehmen wir sie nur auf einer nach Kapitel V DSGVO zulässigen Rechtsgrundlage vor - einem Angemessenheitsbeschluss oder den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit zusätzlichen Garantien - und informieren Sie, bevor wir eine neue einführen.

Unterstützung bei Anfragen von Mitarbeitenden

Mitarbeitende haben Rechte an ihren Daten: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Diese Anfragen sind von Ihnen zu beantworten, denn Verantwortlicher sind Sie und nicht wir.

Wendet sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter direkt an uns, antworten wir nicht an Ihrer Stelle. Wir leiten die Anfrage unverzüglich an Sie weiter und teilen der Person mit, dass wir dies getan haben.

Wir unterstützen Sie bei der Beantwortung, unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns zur Verfügung stehenden Informationen. Das meiste, was Sie benötigen, können Sie selbst aus der Plattform exportieren; wo das nicht möglich ist, fragen Sie uns.

Wenn etwas schiefgeht

Erlangen wir Kenntnis von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Ihre Daten betrifft, informieren wir Sie unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 48 Stunden nach Kenntniserlangung.

Wir teilen Ihnen mit, was geschehen ist, welche Datenkategorien und wie viele Personen ungefähr betroffen sind, welche Folgen wahrscheinlich sind und was wir unternehmen. Liegt uns noch kein vollständiges Bild vor, übermitteln wir das Vorhandene und ergänzen später, statt zu warten.

Die Meldung an die CNPD und, wo erforderlich, an die betroffenen Mitarbeitenden ist Ihre Entscheidung und Ihre Verantwortung als Verantwortlicher. Ihnen stehen ab Kenntniserlangung 72 Stunden für die Meldung an die CNPD zur Verfügung - deshalb verpflichten wir uns, Sie deutlich innerhalb dieses Zeitfensters zu erreichen, damit Sie die Lage bewerten und handeln können.

Folgenabschätzungen und Konsultation

Müssen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen oder vorab die CNPD konsultieren, leisten wir angemessene Unterstützung und stellen die erforderlichen Informationen darüber bereit, wie wir die Daten verarbeiten. Anhang 2 ist dabei in der Regel der Ausgangspunkt.

Aufbewahrung, Rückgabe und Löschung von Daten

Wir bewahren personenbezogene Daten auf, solange Sie ein Konto bei uns haben, und danach nach den hier dargelegten Grundsätzen.

Ihr Konto und Ihre Dokumente bleiben Ihnen nach Ende eines Abonnements zugänglich, damit Sie bei Bedarf auf Ihre Lohnhistorie zugreifen können. Betrachten Sie diese fortgesetzte Speicherung als Ihre dauerhafte Weisung an uns, die Daten aufzubewahren - sie trägt dem Umstand Rechnung, dass Sie nach luxemburgischem Recht Lohn- und Buchhaltungsunterlagen zehn Jahre aufbewahren müssen und diese Verantwortung bei Ihnen und nicht bei uns liegt.

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen. Da die Löschung endgültig und nicht rückgängig zu machen ist, werden wir nur auf eine schriftliche Anfrage per E-Mail von der im Konto hinterlegten Adresse tätig und bitten Sie vor der Ausführung um Bestätigung. Wir löschen aus den aktiven Systemen innerhalb von 30 Tagen nach dieser Bestätigung und aus den Sicherungen, sobald diese turnusmäßig auslaufen. Verlangt ein Gesetz eine längere Aufbewahrung, teilen wir Ihnen mit, was und warum.

Die DSGVO räumt Ihnen zudem die Wahl ein, Ihre Daten zurückzuerhalten statt sie löschen zu lassen. In der Praxis müssen Sie uns darum nicht bitten: Ihre Dokumente und Ihre Lohnhistorie bleiben aus Ihrem Konto exportierbar, sodass Sie jederzeit eine Kopie mitnehmen können. Benötigen Sie etwas, das die Plattform nicht exportieren kann, fragen Sie uns, und wir stellen es bereit.

Exportieren Sie, was Sie benötigen, bevor Sie die Löschung verlangen. Einmal gelöscht, können wir die Daten weder für Sie noch für eine Prüfung wiederherstellen.

Audits und Informationen

Wir stellen Ihnen die Informationen zur Verfügung, die Sie vernünftigerweise benötigen, um die Einhaltung unserer Pflichten aus Artikel 28 nachzuweisen, und ermöglichen Überprüfungen durch Sie oder einen von Ihnen beauftragten Prüfer.

In der Praxis bitten wir Sie, mit der von uns bereitgestellten Dokumentation zu beginnen, da sie die meisten Fragen ohne Vor-Ort-Termin beantwortet. Ist eine Prüfung dennoch erforderlich, kündigen Sie sie mit angemessener Frist an, beschränken Sie sie auf die üblichen Geschäftszeiten, wahren Sie die Vertraulichkeit der Daten anderer Kunden und tragen Sie die Kosten, sofern die Prüfung kein wesentliches Versäumnis auf unserer Seite aufdeckt.

Marketplace-Optionen

Wenn Sie eine Option aus unserem Marketplace aktivieren, erhält der dahinterstehende Anbieter möglicherweise einen Teil Ihrer Daten. Ob er dabei als unser Unterauftragsverarbeiter oder als eigenständiger Verantwortlicher handelt, mit dem Sie direkt kontrahieren, hängt von der Option ab; wir teilen Ihnen vor der Aktivierung mit, was jeweils gilt.

Verhältnis zu unseren Bedingungen

Dieser Vertrag ist Bestandteil unserer Nutzungsbedingungen. Die dort geregelten Haftungsbeschränkungen gelten auch für diesen Vertrag, soweit die DSGVO dies zulässt.

Widerspricht etwas in diesem Vertrag den Nutzungsbedingungen in einer datenschutzrechtlichen Frage, geht dieser Vertrag vor.

Änderungen dieses Vertrags

Wir können diesen Vertrag aktualisieren, etwa wenn ein Unterauftragsverarbeiter oder die Rechtslage wechselt. Wir informieren Sie mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten einer wesentlichen Änderung per E-Mail und auf der Seite „Neuigkeiten" in der Plattform. Das Datum oben auf dieser Seite zeigt, seit wann die aktuelle Fassung gilt.

Anhang 1 - Einzelheiten der Verarbeitung

Punkt	Angabe
Gegenstand	Bereitstellung der Lohnabrechnungsplattform Salary.lu
Dauer	Solange Sie ein Konto haben, zuzüglich der oben beschriebenen Aufbewahrung
Art	Hosting, Speicherung, Berechnung, Dokumentenerstellung, Übermittlung und Löschung
Zweck	Vorbereitung und Verwaltung der Lohnabrechnung und zugehöriger HR-Dokumente für den Arbeitgeber
Verantwortlicher	Der Arbeitgeber, dessen Lohnabrechnung erstellt wird

Kategorien betroffener Personen

• Mitarbeitende und ehemalige Mitarbeitende des Verantwortlichen
• Geschäftsführende und Organmitglieder, die auf der Lohnabrechnung geführt werden

Arten personenbezogener Daten

Kategorie	Beispiele
Identifikation	Name, Geburtsdatum, nationale Identifikationsnummer (matricule)
Kontakt	Anschrift, E-Mail-Adresse
Beschäftigung	Stellenbezeichnung, Vertragsart, Beginn und Ende, Arbeitszeit, Arbeitsort
Vergütung	Gehalt, Prämien, Sachbezüge, Abzüge, Steuerklasse, Zulagen
Bankdaten	IBAN und Kontoinhaber, für die Auszahlung der Gehälter
Steuern und Sozialversicherung	CCSS-Matrikelnummer, Angaben der Steuerkarte, Beitragssätze
Abwesenheiten	Urlaub, krankheitsbedingte Abwesenheit und ärztliche Atteste, soweit hochgeladen (besondere Kategorie personenbezogener Daten)
Familienstand	Familienstand, soweit er die Berechnung beeinflusst

Der genaue Umfang hängt davon ab, was Sie eingeben. Wir verlangen keine Felder, die für die Berechnung nicht erforderlich sind.

Anhang 2 - Sicherheitsmaßnahmen

Die nachstehenden Maßnahmen wenden wir nach Artikel 32 DSGVO an. Sie werden regelmäßig überprüft und können im Lauf der Zeit verbessert, jedoch nie unter das hier beschriebene Niveau abgesenkt werden.

Bereich	Maßnahme
Hosting	Plattform und Datenbank laufen bei Heroku in der EU-Region auf AWS-gestützten Rechenzentren. Dokumente werden in AWS S3 (Paris) gespeichert, E-Mails über AWS SES (Frankfurt) versandt. Heroku ist nach SOC 2 Type II zertifiziert und an ISO 27001 ausgerichtet. Wir betreiben keine Server in unseren eigenen Räumen.
Verschlüsselung	Alle Verbindungen nutzen TLS. Datenbank, Dateispeicher und Sicherungen sind im Ruhezustand verschlüsselt.
Zugriffskontrolle	Rollenbasierter Zugriff innerhalb der Plattform, Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Rechte für unsere Mitarbeitenden und Zwei-Faktor-Authentifizierung für jedes Konto verfügbar.
Trennung	Die Daten jedes Kunden sind logisch von denen aller anderen Kunden getrennt.
CCSS-Übermittlung	Meldungen werden über den SECUline-Kanal an das CCSS gesandt, über einen dedizierten Server, der zu keinem anderen Zweck genutzt wird.
Sicherungen	Automatisierte Datenbanksicherungen, aufbewahrt und wiederherstellbar.
Überwachung	Fehler werden über Sentry und Anwendungsprotokolle über Papertrail überwacht, beschränkt auf technische Diagnosedaten.
Personal	Vertraulichkeitsverpflichtungen, Datenschutzschulungen und Entzug der Zugriffsrechte beim Ausscheiden.
Wartung und Vorfälle	Abhängigkeiten werden überwacht und gepatcht, Sicherheitsupdates zeitnah eingespielt, und wir folgen einem dokumentierten Verfahren zur Erkennung, Bewertung und Meldung von Verletzungen.

Anhang 3 - Unterauftragsverarbeiter

Die nachstehenden Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag, um den Dienst zu erbringen.

Beachten Sie, dass die in unserer Datenschutzerklärung genannten Werkzeuge für Analyse und Werbung - Google, LinkedIn und Facebook - Daten betreffen, für die wir Verantwortlicher sind, etwa Ihre Nutzung unserer Website. Sie sind keine Unterauftragsverarbeiter von Lohndaten.

Kontakt

Für alles, was diesen Vertrag betrifft, schreiben Sie uns an info@salary.lu

Verwandte Richtlinien

Nutzungsbedingungen

Die Regeln für die Nutzung von Salary.lu: Abonnements, Abrechnung, Ihre Daten, Haftung und Kündigung.

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