Conditions d’utilisation

Les présentes conditions régissent votre utilisation de salary.lu et de tout ce que vous y faites (le « Service »). Merci de les lire avant de souscrire un abonnement. En créant un compte ou en utilisant le Service, vous les acceptez. Si vous ne les acceptez pas, merci de ne pas utiliser le Service.

Nous avons cherché à rédiger ces conditions dans un langage clair. Lorsqu'une section a une incidence sur ce que vous nous devez ou sur ce que nous vous devons, nous le disons directement plutôt que de le dissimuler.

Qui nous sommes

Le Service est exploité par :

Société	SALARY S.A., société anonyme de droit luxembourgeois
Adresse	34 rue Hiel, 6131 Junglinster, Luxembourg
Registre de commerce	RCS Luxembourg B242985
Numéro de TVA	LU32001156
E-mail	info@salary.lu

Dans les présentes conditions, « nous » et « notre » désignent SALARY S.A. « Vous » et « votre » désignent l'entreprise ou le professionnel qui utilise le Service.

Qui peut utiliser Salary.lu

Salary.lu est conçu pour les entreprises. Vous pouvez l'utiliser si vous êtes une société ou un indépendant exerçant au Luxembourg, ou si vous avez des salariés déclarés sur une paie luxembourgeoise.

En souscrivant, vous confirmez utiliser le Service dans le cadre de votre activité professionnelle et non en tant que consommateur privé. Le Service n'est ni conçu ni commercialisé pour un usage privé et non professionnel.

Fiduciaires, experts-comptables et prestataires de paie

Nombre de nos clients gèrent la paie d'autres entreprises et pas uniquement la leur. C'est précisément ce pour quoi le Service a été conçu. Si vous êtes dans ce cas, l'abonnement est le vôtre : vous êtes notre client, vous en restez responsable, et vous nous devez les frais que votre propre client vous ait payé ou non.

Vous confirmez disposer du mandat de votre client pour gérer sa paie sur Salary.lu, ainsi que de toute autorisation nécessaire de sa part pour recourir à un prestataire externe à cette fin.

Abonnements et facturation

Certaines parties du Service sont payantes et fonctionnent par abonnement. Vous choisissez une formule mensuelle ou annuelle au moment de la souscription.

Quand la facturation commence

Notre équipe examine et valide chaque abonnement. Votre période de facturation ne débute qu'une fois votre abonnement validé et activé - et non au moment où vous le soumettez.

• Formule annuelle : une facture est créée automatiquement le lendemain de l'activation de votre abonnement et couvre l'année à venir. La formule comprend un nombre défini de fiches de salaire. Au-delà de ce nombre, les fiches supplémentaires sont facturées au tarif standard de la formule mensuelle.
• Formule mensuelle : vous payez ce que vous avez déjà utilisé. Le premier jour de chaque mois, nous vous facturons les fiches de salaire créées au cours du mois précédent. Si vous n'en avez créé aucune, il n'y a pas de facture pour ce mois.

Exemple Vous créez 8 fiches de salaire au mois de mars. Le 1er avril, nous vous facturons ces 8 fiches. Vous n'en créez aucune en avril : il n'y a donc pas de facture au 1er mai. Vous en créez à nouveau 8 en mai, et elles figurent sur votre facture du 1er juin.

Prix et TVA

Les prix indiqués sur notre page tarifaire s'entendent hors TVA. Nous appliquons la TVA luxembourgeoise aux clients ayant une adresse au Luxembourg. Les clients professionnels établis ailleurs autoliquident la TVA, à condition de nous communiquer un numéro de TVA valide.

Comment vous payez

Vous devez nous communiquer vos coordonnées de facturation au moment de la souscription. En fournissant vos informations de paiement, vous nous autorisez à prélever sur ce moyen de paiement les frais d'abonnement liés à votre compte.

Si votre formule utilise la domiciliation SEPA, vous complétez et téléversez également un mandat de domiciliation SEPA inter-entreprises (B2B) pendant le processus de souscription. Deux conséquences en découlent : vous devez enregistrer ce mandat auprès de votre banque avant que nous puissions effectuer le premier prélèvement, et une fois un prélèvement effectué, votre banque ne peut pas le révoquer. Nous prélevons votre compte 15 jours après la création d'une facture.

Si un prélèvement échoue pour quelque raison que ce soit, vous devrez régler le montant dû manuellement par virement bancaire, avant l'échéance indiquée sur la facture. Nous vous envoyons chaque facture par e-mail, et elles sont toujours disponibles sur la page de facturation de votre compte. Si vous avez besoin de nos coordonnées bancaires, demandez-les-nous par chat ou par e-mail.

Période d'essai gratuite

Votre période d'essai gratuite démarre automatiquement à la création de votre compte. Vous n'avez besoin de saisir aucune information de facturation pour en profiter, et l'essai ne vous sera jamais facturé.

Certaines fonctions sont limitées pendant l'essai. À la fin de celui-ci, une bannière apparaît dans votre compte et vous invite à choisir un abonnement. Vous obtenez un accès complet une fois cet abonnement validé et activé.

Nous pouvons modifier ou retirer l'offre d'essai gratuit à tout moment et sans préavis.

Renouvellement

Votre abonnement se poursuit d'une période de facturation à la suivante jusqu'à ce que vous le résiliiez. La façon dont la période suivante est mise en place dépend de votre formule.

Modification des prix

Nous pouvons modifier nos prix. Une modification de prix ne s'applique jamais à une période de facturation déjà facturée - elle prend effet au début de votre période de facturation suivante.

Nous vous préviendrons avant l'entrée en vigueur d'une modification de prix, avec un délai suffisant pour vous permettre de résilier au préalable si vous préférez ne pas continuer. Si vous continuez à utiliser le Service après l'application du nouveau prix, vous l'acceptez.

Retard de paiement

Si une facture n'est pas réglée, votre compte est bloqué automatiquement. Vos données restent en place - le blocage concerne l'accès, pas le stockage. L'accès est rétabli dès le paiement de la facture.

En cas de défauts de paiement répétés, nous pouvons également facturer des intérêts de retard au taux légal applicable aux transactions commerciales, ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue par le droit luxembourgeois.

Remboursements

Nous examinons les demandes de remboursement au cas par cas. Les formules étant facturées pour une période déjà utilisée ou déjà entamée, nous ne remboursons pas les périodes partielles par principe.

Votre compte

Lorsque vous créez un compte chez nous, les informations que vous nous communiquez doivent être exactes, complètes et tenues à jour. À défaut, nous pouvons suspendre ou fermer votre compte.

Il vous appartient de garder votre mot de passe en sécurité et vous êtes responsable de tout ce qui se passe sur votre compte. Ne communiquez votre mot de passe à personne et prévenez-nous immédiatement si vous pensez qu'une autre personne a accès à votre compte.

Vous décidez qui, au sein de votre organisation, obtient un accès à votre compte. Vous êtes responsable des personnes auxquelles vous accordez un accès et de ce qu'elles en font, ainsi que de la suppression de cet accès lorsqu'elles partent ou changent de fonction.

Nous recommandons d'activer l'authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer la sécurité de votre compte.

Vos responsabilités

Salary.lu est un outil de calcul et de gestion de la paie. Nous ne fournissons aucun conseil fiscal, comptable ou juridique, et l'utilisation du Service ne remplace pas les conseils de votre comptable ou de votre avocat.

Vous êtes responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des données que vous saisissez - informations sur les salariés, contrats, heures de travail, absences, taux et tout autre élément sur lequel reposent les calculs. Nos résultats ne sont exacts que dans la mesure où les informations qui les fondent le sont.

Vous êtes également responsable de vos propres déclarations et dépôts auprès du CCSS, de l'ACD et de l'ITM, ainsi que du respect des délais qui s'y appliquent. Le Service vous aide à les préparer et à les gérer correctement ; il ne les effectue pas à votre place.

Utilisation acceptable

Lorsque vous utilisez Salary.lu, merci de ne pas :

• Partager votre accès avec des personnes extérieures à votre organisation, ni revendre l'accès au Service
• Copier, modifier ou décompiler le Service, ni tenter d'en extraire le code source
• Utiliser des outils automatisés pour extraire des données du Service ou lui imposer une charge déraisonnable
• Tenter d'accéder à des comptes, des données ou des parties du système qui ne vous appartiennent pas
• Utiliser le Service à des fins illicites ou d'une manière qui porte préjudice à d'autres utilisateurs

Disponibilité et maintenance

Nous mettons tout en œuvre pour que Salary.lu soit disponible lorsque vous en avez besoin, mais nous ne pouvons pas garantir une absence totale d'interruption. Il nous arrive de devoir mettre le Service hors ligne pour des travaux de maintenance, de mise à jour ou de sécurité. Lorsque nous pouvons les planifier à l'avance, nous les programmons en dehors des heures de bureau et vous en informons au préalable.

Vos données et les données à caractère personnel

Vos données restent les vôtres. Vous nous accordez l'autorisation nécessaire pour les héberger et les traiter afin de vous fournir le Service.

Qui est responsable de quoi

Lorsque vous gérez la paie sur Salary.lu, vous traitez des données à caractère personnel concernant vos salariés. Pour ces données, vous êtes le responsable du traitement et nous agissons en tant que sous-traitant - nous les traitons sur vos instructions, afin de fournir le Service. Ce que nous pouvons en faire, les mesures de sécurité appliquées, les sous-traitants ultérieurs auxquels nous recourons, la manière dont nous vous aidons à répondre aux demandes des salariés et le sort des données à la fin sont détaillés dans notre accord de traitement des données, qui fait partie intégrante des présentes conditions.

Séparément, nous sommes responsables du traitement des données que nous détenons sur vous en tant que client - vos coordonnées, vos informations de facturation et la façon dont vous utilisez le Service. Ce point est décrit dans notre politique de confidentialité.

Si vous gérez la paie pour d'autres entreprises, la chaîne comporte un maillon supplémentaire : l'employeur reste responsable du traitement, vous agissez en tant que son sous-traitant, et nous agissons en tant que sous-traitant ultérieur. Il vous appartient de vous assurer que votre propre contrat avec votre client vous autorise à recourir à nous à ce titre.

Conservation et export de vos données

Vous conservez l'accès à votre compte et à vos documents même après la fin d'un abonnement. Nous vous recommandons néanmoins d'exporter tous les documents utiles au moment de la résiliation, afin d'en détenir votre propre copie indépendamment de nous.

Gardez à l'esprit que vous avez vos propres obligations de conservation - les documents de paie et comptables doivent en principe être conservés dix ans au Luxembourg - et que leur respect reste de votre responsabilité et non de la nôtre.

À qui appartient quoi

Salary.lu en tant que tel - le logiciel, le design, les textes et tout ce que nous avons créé - nous appartient. Tant que votre abonnement est actif, vous avez le droit de l'utiliser pour votre propre paie, et ce droit prend fin en même temps que votre abonnement.

Vous pouvez transférer la propriété de votre compte à une autre personne à tout moment - par exemple lorsque la personne en charge de la paie dans votre entreprise change. Le compte et tout ce qu'il contient sont transférés avec lui.

Notre responsabilité

Salary.lu est un outil que vous utilisez pour préparer et gérer votre propre paie. Nous nous engageons à le fournir avec un soin et une compétence raisonnables, mais nous ne garantissons pas un résultat déterminé : la paie que vous produisez avec lui reste la vôtre, tout comme la responsabilité qui s'y rattache.

Ce que vous vérifiez

La paie suit un cycle, et ce cycle est votre occasion de détecter les problèmes. Avant de déposer ou de payer quoi que ce soit produit par le Service - fiches de salaire, déclarations, rapports - vérifiez-le. Si quelque chose ne vous semble pas correct, dites-le-nous avant d'agir plutôt qu'après.

Ce dont nous ne sommes pas responsables

• Les pertes causées par les données que vous avez saisies, les paramètres que vous avez choisis, ou les déclarations que vous avez faites, faites tardivement ou omises
• Les pertes causées par un résultat que vous avez utilisé sans le vérifier
• Les pertes causées par des services que nous ne contrôlons pas - votre banque, votre connexion internet, ou un tiers que vous connectez au Service
• Les pertes indirectes ou consécutives de toute nature, y compris le manque à gagner, la perte d'activité, la perte d'économies, l'atteinte à la réputation, ainsi que les amendes ou pénalités qui vous seraient infligées

Ce dont nous sommes responsables

Sur toute période de douze mois, notre responsabilité totale est limitée au montant que vous nous avez versé pour le Service au cours de cette période.

Rien dans les présentes conditions ne limite notre responsabilité en cas de faute intentionnelle (dol) ou de faute lourde, en cas de décès ou de dommage corporel, ni pour tout autre cas que le droit luxembourgeois ne permet pas de limiter.

Mettre fin à votre abonnement

Si vous souhaitez partir

Vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours - vous conservez un accès complet jusque-là, et les périodes déjà facturées ne sont pas remboursées. Vous conservez ensuite l'accès à votre compte et à vos documents, comme indiqué ci-dessus.

Exemple Vous êtes sur une formule mensuelle et vous résiliez le 12 avril. Vous conservez un accès complet jusqu'au 30 avril. Le 1er mai, vous recevez une dernière facture couvrant les fiches de salaire créées au cours du mois d'avril - car les formules mensuelles sont facturées pour le mois qui vient de s'achever.

Si nous devons intervenir

Nous pouvons bloquer votre compte automatiquement en cas de facture impayée, comme indiqué à la section « Retard de paiement ». Dans tout autre cas - par exemple si le Service est utilisé d'une manière contraire aux présentes conditions - nous vous indiquerons quel est le problème et vous laisserons un délai raisonnable pour y remédier avant toute suspension.

Nous pouvons fermer un compte lorsqu'un manquement grave n'est pas corrigé ou lorsque le même manquement se répète. La fermeture d'un compte n'annule pas les factures déjà exigibles.

Liens vers d'autres sites

Le Service peut renvoyer vers des sites ou services que nous n'exploitons pas. Nous n'avons aucun contrôle sur leur contenu, leurs conditions ou la manière dont ils traitent vos données, et nous n'en sommes pas responsables.

Nous vous recommandons de lire les conditions et la politique de confidentialité de tout site tiers que vous visitez depuis le nôtre.

Événements hors de notre contrôle

Aucun de nous n'est responsable du non-respect d'une obligation résultant d'un événement réellement hors de notre contrôle - par exemple une défaillance chez un hébergeur ou un opérateur réseau, une cyberattaque, une catastrophe naturelle ou une mesure gouvernementale.

Dans ce cas, nous vous indiquerons ce qui s'est produit et ce que nous mettons en œuvre. Si la situation se prolonge au-delà de 30 jours, chacun de nous peut mettre fin à l'abonnement.

Droit applicable et tribunaux

Les présentes conditions sont régies par le droit luxembourgeois.

En cas de litige, nous préférons le régler directement avec vous - écrivez-nous d'abord. Tout litige que nous ne parvenons pas à résoudre entre nous relève des tribunaux de la Ville de Luxembourg.

Versions linguistiques

Les présentes conditions sont publiées en anglais, en français et en allemand. En cas de divergence de sens entre les versions, la version anglaise prévaut.

Modification des présentes conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes conditions de temps à autre. Lorsqu'une modification vous concerne, nous vous en informerons au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, afin que vous ayez le temps de décider si vous souhaitez continuer.

La date en haut de cette page indique toujours à partir de quand la version en vigueur s'applique. Si vous continuez à utiliser le Service après l'entrée en vigueur d'une modification, vous acceptez les conditions mises à jour.

Notifications et acceptation électronique

Comment nous vous joignons

Nous envoyons les notifications par e-mail à l'adresse figurant sur votre compte, et nous les publions également sur la page Actualités au sein de la plateforme. Une notification est réputée délivrée le jour de son envoi ; merci donc de tenir votre adresse e-mail à jour et de la consulter.

Pour nous joindre, écrivez à info@salary.lu.

Accepter par voie électronique

Tout ce qui figure ici est conclu par voie électronique. Créer un compte, cocher une case ou cliquer pour confirmer a le même effet qu'une signature manuscrite, et nous en conservons une trace électronique. Il en va de même lorsque vous activez une option depuis notre Marketplace ou acceptez les conditions attachées à un service complémentaire.

Nos factures sont émises par voie électronique et, en souscrivant, vous acceptez de les recevoir sous cette forme.

Si une partie des présentes conditions ne s'applique pas

Si une partie des présentes conditions s'avère non valable ou inapplicable, seule cette partie est concernée. Elle s'applique dans la mesure permise par la loi, et tout le reste demeure en vigueur.

Si nous ne faisons pas valoir un droit immédiatement, cela ne signifie pas que nous renonçons à le faire valoir ultérieurement.

Les présentes conditions, avec notre politique de confidentialité, notre politique en matière de cookies et notre accord de traitement des données, constituent l'intégralité de ce qui a été convenu entre nous concernant votre utilisation du Service.

Nous contacter

Si un point vous semble peu clair, ou si vous avez des questions sur les présentes conditions, écrivez-nous à info@salary.lu

Politiques associées

Accord de traitement des données

Comment nous traitons les données de paie de vos salariés pour votre compte, et nos engagements au titre du RGPD.

Politique de Confidentialité

Les données personnelles que nous collectons, pourquoi, et vos droits au titre du RGPD.

Politique de Cookies

Les cookies que nous déposons, à quoi ils servent et comment les contrôler.