Déclaration incapacité de travail - CCSS

Qu'est-ce qu'une déclaration d'incapacité de travail au CCSS ? — Une déclaration d'incapacité de travail au CCSS est une procédure mensuelle obligatoire par laquelle les employeurs signalent au Centre Commun de la Sécurité Sociale les périodes d'absence de leurs salariés dues à une maladie, un accident ou d'autres raisons d'incapacité. Au Luxembourg, les employeurs doivent transmettre ces informations via le fichier électronique DECMAL sur SECUline ou par formulaire papier, en déclarant à la fois les périodes d'absence et le nombre exact d'heures pendant lesquelles le salarié était incapable de travailler.

Pourquoi les employeurs doivent-ils déclarer les périodes d'incapacité de travail ? — Cette déclaration remplit deux objectifs essentiels. Premièrement, elle satisfait à l'obligation légale de l'employeur de signaler toutes les périodes pendant lesquelles les salariés ne peuvent pas travailler pour des raisons de santé. Deuxièmement, elle permet le remboursement automatique par la Mutualité des Employeurs, qui indemnise les employeurs pour les salaires versés pendant les absences des salariés. Sans déclaration appropriée, les employeurs ne peuvent pas obtenir le remboursement des salaires maintenus.

Quelles informations doivent être incluses dans la déclaration ? — Les employeurs doivent fournir les détails suivants dans leur fichier DECMAL :

Quand la déclaration doit-elle être soumise ? — Les employeurs doivent soumettre les déclarations d'incapacité de travail mensuellement, dans les 10 jours suivant la fin de chaque mois de calendrier. La déclaration couvre toutes les périodes d'absence du mois précédent et doit être soumise en même temps que la déclaration des salaires mensuelle (DECSAL) pour garantir un traitement et un remboursement appropriés.

Comment fonctionne le remboursement par la Mutualité des Employeurs ? — Lorsque les employeurs soumettent à la fois la déclaration d'incapacité de travail DECMAL et la déclaration des salaires DECSAL, ils demandent automatiquement le remboursement auprès de la Mutualité des Employeurs. Le calcul du remboursement est basé sur le salaire brut augmenté des cotisations patronales de sécurité sociale (assurance maladie, pension et accident). Les employeurs reçoivent un remboursement de 80% pour les absences standards dues à une maladie ou un accident, et un remboursement de 100% pour des situations spécifiques incluant les périodes d'essai (jusqu'à trois mois maximum), le congé pour raisons familiales, le congé d'accompagnement ou les mesures de quarantaine.

Qui peut soumettre les déclarations d'incapacité de travail ? — Les employeurs et les sociétés fiduciaires autorisées (prestataires de services de paie mandatés) peuvent soumettre des déclarations d'incapacité de travail via SECUline. La procédure électronique DECMAL permet les déclarations de la période de collecte en cours, les déclarations rétroactives pour les périodes précédentes et les suppressions de périodes précédemment déclarées lorsque des corrections sont nécessaires.

Quels types d'incapacité doivent être déclarés ? — Les employeurs doivent déclarer tous les types d'incapacité de travail, y compris les maladies ordinaires, les accidents de travail, le congé de maternité, le congé pour raisons familiales pour soigner des enfants malades, le congé d'accompagnement pour les proches en fin de vie et les mesures de quarantaine ou d'isolement. Toutes les périodes doivent être déclarées, que l'employeur maintienne le paiement du salaire ou que la Caisse Nationale de Santé (CNS) prenne en charge l'indemnisation.

Synonymes : Déclaration DECMAL, signalement d'incapacité, déclaration de congé maladie, notification d'absence au CCSS, déclaration d'arrêt de travail