Eingangsmeldung - CCSS

Was ist eine Eingangsmeldung? — Eine Eingangsmeldung (déclaration d'entrée) ist die obligatorische Meldung an die Zentralstelle der Sozialversicherungen (CCSS) zur Registrierung des Beginns eines Arbeitsverhältnisses oder einer selbstständigen Tätigkeit in Luxemburg. Diese Meldung stellt sicher, dass Arbeitnehmer ab ihrem ersten Arbeitstag ordnungsgemäß beim luxemburgischen Sozialversicherungssystem angemeldet sind und Versicherungsschutz für Krankenversicherung, Rente, Pflegeversicherung, Unfallversicherung und Arbeitslosenleistungen erhalten.

Wer muss eine Eintrittsmeldung einreichen? — Jeder Arbeitgeber in Luxemburg, ob im privaten oder öffentlichen Sektor, muss bei der Einstellung eines neuen Arbeitnehmers eine Eintrittsmeldung einreichen. Diese Verpflichtung gilt für Unternehmen, Vereine, öffentliche Einrichtungen und Privatpersonen, die Haushaltspersonal beschäftigen. Selbstständige, die im Rahmen einer Gesellschaftsstruktur arbeiten, benötigen ebenfalls Eintrittsmeldungen, während persönlich registrierte unabhängige Arbeitnehmer ein anderes Meldeformular verwenden.

Wann muss die Eingangsmeldung eingereicht werden? — Die Eingangsmeldung muss innerhalb von acht Tagen nach dem Einstellungsdatum des Arbeitnehmers an das CCSS gesendet werden. Eine verspätete Einreichung über die Toleranzfrist von 30 Tagen hinaus führt zu Strafen von 50 Euro pro Monat Verspätung bis zu einem Höchstbetrag von 2.500 Euro. Arbeitgeber sollten Meldungen einreichen, sobald der Arbeitsvertrag unterzeichnet und die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers registriert wurde.

Wie kann eine Eingangsmeldung eingereicht werden? — Luxemburg bietet zwei Methoden zur Einreichung von Eingangsmeldungen an:

Elektronische Einreichung über SECUline: Arbeitgeber nutzen das DECAFF-Verfahren über die sichere SECUline-Plattform zur elektronischen Übermittlung von Eintritts- und Austrittsmeldungen. Diese Methode erfordert die 13-stellige Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers (Matrikelnummer). Wenn der Arbeitnehmer keine Sozialversicherungsnummer besitzt, müssen Arbeitgeber zunächst eine über das DEMMAT-Verfahren beantragen, was auch die Übermittlung einer Ausweiskopie über das CARTID-Verfahren erfordern kann. Das CCSS verarbeitet elektronische Meldungen schnell und sendet Bestätigungen oder Fehlerbenachrichtigungen über die AFFRET-Datei zurück.

Papiereinreichung: Arbeitgeber können das Formular für die Eintrittsmeldung für Arbeitnehmer des privaten Sektors ausfüllen und direkt per Post an das CCSS senden. Wenn der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Anmeldung keine luxemburgische Sozialversicherungsnummer besitzt, müssen Arbeitgeber das Geburtsdatum des Arbeitnehmers im Format Jahr-Monat-Tag angeben und eine farbige Kopie des Ausweisdokuments wie Reisepass oder Personalausweis beifügen.

Welche Informationen werden für eine Eingangsmeldung benötigt? — Die Eingangsmeldung erfordert umfassende Informationen über Arbeitgeber und Arbeitnehmer, einschließlich der vom CCSS zugewiesenen Matrikelnummer des Arbeitgebers, der Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers, des Arbeitsbeginnsdatums, des Berufsklassifizierungscodes gemäß ISCO-08-Standards, des Arbeitsortes, der Beschäftigungsart wie manuelle oder intellektuelle Tätigkeit, der Vertragsdauer, der Arbeitszeit und der Deckung der Sozialversicherungsrisiken. Bei Grenzgängern müssen Arbeitgeber bestätigen, dass der Arbeitnehmer nicht mehr als 25 % seiner Arbeit in seinem Wohnsitzland ausübt, da dies eine Anmeldung in diesem Land auslösen würde.

Was geschieht nach Einreichung einer Eingangsmeldung? — Sobald das CCSS die Eingangsmeldung erhält und verarbeitet, sendet es automatisch eine Bestätigung an den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer erhält eine Empfangsbestätigung mit den wesentlichen Daten der Meldung, während der Arbeitgeber eine monatliche Gehaltsliste erhält, die die Überprüfung ermöglicht, dass alle Meldungen eingegangen und verarbeitet wurden. Das CCSS benachrichtigt auch automatisch die Unfallversicherungsvereinigung (AAA) und meldet den Arbeitgeber gegebenenfalls bei der Arbeitgebermutualität (Mutualité des employeurs) an.

Können Eingangsmeldungen korrigiert werden? — Ja, Arbeitgeber können Berichtigungsmeldungen für materielle Fehler wie falsche Eintrittsdaten einreichen, indem sie das Kästchen „Berichtigungsmeldung" auf demselben Formular ankreuzen oder das DECAFF-Änderungsverfahren nutzen. Änderungen, die die Anmeldung des Arbeitnehmers zu Sozialversicherungsrisiken betreffen, wie der Übergang von manueller zu intellektueller Arbeit, erfordern jedoch die Einreichung einer neuen Eingangsmeldung statt einer Korrektur.

Gibt es besondere Anforderungen für Nicht-Luxemburger? — Für Arbeitnehmer, die Staatsangehörige von Ländern außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz sind, werden Sozialversicherungsnummern von der Generaldirektion für Einwanderung im Rahmen des Antragsverfahrens für Aufenthalts- oder Arbeitsgenehmigungen erstellt. Arbeitgeber können Eingangsmeldungen erst nach Erteilung der Genehmigung und Ausstellung der Sozialversicherungsnummer einreichen. EU-, EWR- und Schweizer Staatsangehörige ohne luxemburgische Sozialversicherungsnummer können eine über das Standard-DEMMAT-Verfahren erhalten.

Was gilt für Leiharbeitnehmer und besondere Kategorien? — Leiharbeitsfirmen müssen das spezialisierte DECINT-Verfahren für Leiharbeitnehmer anstelle der Standard-DECAFF-Eintrittsmeldung verwenden, obwohl ihr Stammpersonal den normalen DECAFF-Verfahren folgt. Studenten, die während der Schulferien für befristete Einsätze eingestellt werden, können je nach Situation und Aufenthaltsstatus nur für die Unfallversicherung oder über vereinfachte Verfahren angemeldet werden.

Synonyme: Anmeldungserklärung, Beschäftigungsregistrierung, Sozialversicherungsanmeldung, Arbeitsbeginnsbenachrichtigung, DECAFF-Meldung