DECAFF - SECUline

Was ist DECAFF? — DECAFF (Meldung zur Versicherungszugehörigkeit) ist das standardisierte elektronische Dateiformat, das Arbeitgeber in Luxemburg verwenden, um Ein- und Austritte sowie Änderungen ihrer Mitarbeiter bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (CCSS) zu melden. Dieses Verfahren ist Teil des SECUline-Systems und dient als obligatorische Methode zur An- und Abmeldung von Arbeitnehmern beim luxemburgischen Sozialversicherungssystem, um eine genaue und zeitnahe Erfassung von Personalveränderungen zu gewährleisten.

Wer muss das DECAFF-Verfahren verwenden? — Alle Arbeitgeber in Luxemburg, sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor, müssen DECAFF bei der Einstellung oder Beendigung von Arbeitsverhältnissen verwenden. Dies umfasst Unternehmen, die reguläre Arbeitnehmer verwalten, bestimmte selbstständige Erwerbstätige mit Gesellschaftsstatus sowie Geschäftsführer, die mehr als fünfundzwanzig Prozent der Unternehmensanteile halten. Zeitarbeitsagenturen verwenden für Leiharbeitnehmer ein separates Verfahren namens DECINT, und Privathaushalte nutzen weiterhin vereinfachte Papierverfahren.

Wann müssen Arbeitgeber DECAFF-Meldungen einreichen? — Arbeitgeber müssen DECAFF-Meldungen innerhalb von acht Tagen nach dem Arbeitsbeginn des Arbeitnehmers oder nach Ende des Arbeitsverhältnisses einreichen. Um eine rechtzeitige An- oder Abmeldung zu gewährleisten, sollten Unternehmen die DECAFF-Übertragung unmittelbar nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und nach Erfassung der gültigen Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers vornehmen. Diese Übertragungen können täglich über das SECUline-System erfolgen.

Welche Arten von Meldungen verarbeitet DECAFF? — DECAFF verwaltet verschiedene Meldungstypen über unterschiedliche Datensatzformate. Eintrittsmeldungen erfassen neue Arbeitnehmer, die der Belegschaft beitreten, Austrittsmeldungen bearbeiten Beendigungen von Arbeitsverhältnissen, Änderungsmeldungen korrigieren Fehler in zuvor eingereichten Ein- oder Austrittsinformationen, und Stornierungsmeldungen annullieren Eintrittsmeldungen, wenn ein Arbeitnehmer tatsächlich nie seine Arbeit aufgenommen hat. Jeder Meldungstyp erfordert spezifische Datenfelder und folgt standardisierten Formatierungsanforderungen.

Was passiert, wenn eine DECAFF-Meldung abgelehnt wird? — Wenn das CCSS eine DECAFF-Meldung aufgrund von Fehlern in der Sozialversicherungsnummer oder Kodierung nicht verarbeiten kann, gibt das System den abgelehnten Datensatz automatisch über eine AFFRET-Datei an den Arbeitgeber zurück. Diese Ablehnungsdatei enthält die ursprünglichen Meldungsdaten zusammen mit spezifischen Ablehnungscodes, die angeben, warum die Registrierung fehlgeschlagen ist. Arbeitgeber müssen die Fehler korrigieren und die Meldung erneut einreichen, um den An- oder Abmeldeprozess abzuschließen.

Welche Voraussetzungen gelten für die Nutzung von DECAFF? — Bevor Arbeitgeber DECAFF-Meldungen einreichen, müssen sie über eine gültige Arbeitgeber-Registrierungsnummer beim CCSS verfügen und die dreizehnstellige luxemburgische Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers (Matricule) kennen. Wenn der Arbeitnehmer noch keine Sozialversicherungsnummer besitzt, müssen Arbeitgeber zunächst eine über das DEMMAT-Verfahren für Staatsangehörige der EU, des EWR und der Schweiz beantragen oder darauf warten, dass die Direction Générale de l'Immigration eine für Nicht-EU-Bürger im Rahmen des Aufenthalts- oder Arbeitsgenehmigungsverfahrens erstellt.

Welche Strafen gelten bei verspäteter DECAFF-Einreichung? — Luxemburg verhängt finanzielle Sanktionen bei verspäteten Meldungen. Wenn Arbeitgeber DECAFF-Meldungen mehr als dreißig Tage nach der gesetzlichen Frist einreichen, erhebt das CCSS eine Verwaltungsstrafe von fünfzig Euro für jeden Monat Verspätung, mit einer maximalen Strafgrenze von zweitausendfünfhundert Euro. Diese Sanktionen unterstreichen die Bedeutung der rechtzeitigen Einhaltung der Sozialversicherungsregistrierungspflichten.

Wie integriert sich DECAFF in andere SECUline-Verfahren? — DECAFF funktioniert als Teil des umfassenden luxemburgischen SECUline-Ökosystems. Es ist verbunden mit DEMMAT zur Beschaffung von Sozialversicherungsnummern, CARTID zur Einreichung von Ausweisdokumenten, Lohnmeldeverfahren für laufende Gehaltsabrechnungen und DEMDET zur Meldung von Arbeitsaktivitäten im Ausland. Diese Integration gewährleistet einen nahtlosen Datenfluss zwischen verschiedenen Aspekten der Beschäftigungsverwaltung und der Sozialversicherungs-Compliance.

Synonyme: Ein- und Austrittsmeldung, Meldung zur Versicherungszugehörigkeit, Sozialversicherungsregistrierungsdatei, Mitteilung zum Arbeitnehmerstatus