MATRET - SECUline

Was ist MATRET? — MATRET ist eine Antwortdatei, die vor der Zentralstelle der Sozialversicherungen (CCSS) über das SECUline-System generiert wird und nicht verarbeitbare Datensätze aus der DEMMAT-Datei meldet. Wenn Arbeitgeber einen DEMMAT-Antrag zur Erlangung von Sozialversicherungsnummern für neue Arbeitnehmer einreichen, liefert MATRET eine Rückmeldung zu Anträgen, die nicht bearbeitet werden können, zusammen mit spezifischen Ablehnungscodes, die erklären, warum jeder Antrag abgelehnt wurde.

Wann erhält ein Arbeitgeber eine MATRET-Datei? — Arbeitgeber erhalten eine MATRET-Datei, wenn das CCSS ihren über DEMMAT eingereichten Antrag auf eine Sozialversicherungsnummer nicht bearbeiten kann. Dies geschieht typischerweise während des Onboarding-Prozesses eines Mitarbeiters, wenn der Arbeitgeber versucht, eine Sozialversicherungsnummer (Matrikelnummer) für einen neuen Mitarbeiter zu erhalten, insbesondere für EU-, EWR- oder Schweizer Staatsangehörige, die zum ersten Mal in Luxemburg arbeiten und noch keine luxemburgische Sozialversicherungsnummer besitzen.

Welche Informationen enthält eine MATRET-Datei? — Die MATRET-Datei enthält die ursprünglichen Sozialversicherungsnummernanträge aus der DEMMAT-Einreichung, ergänzt durch Ablehnungscodes, die spezifische Probleme identifizieren, die eine Bearbeitung verhindern. Jeder Datensatz umfasst die ursprünglich eingereichten Mitarbeiterinformationen und einen Ablehnungscode (Feld Nummer 2), der genau angibt, warum das CCSS die Sozialversicherungsnummer nicht erstellen kann. Die Datei ist als ASCII-kodierte Textdatei strukturiert, deren Felder durch Semikola getrennt sind, und folgt der Benennungskonvention MATRET.xxxx_yyyy_zzzz.dta, wobei xxxx die Arbeitgebernummer, yyyy die SECUline-Nummer und zzzz einen Zeitstempel darstellt.

Wie sollte ein Arbeitgeber auf eine MATRET-Ablehnung reagieren? — Nach Erhalt einer MATRET-Datei mit Ablehnungscodes müssen Arbeitgeber die identifizierten Probleme korrigieren und den Antrag erneut einreichen. Je nach Ablehnungsgrund kann dies das Scannen eines neuen Identitätsdokuments über das CARTID-Verfahren in besserer Qualität oder in Farbe, die Korrektur von Datenfehlern in der DEMMAT-Datei, die Bereitstellung vollständiger oder aktueller Identifikationsdokumente oder das Befolgen alternativer Verfahren wie die Weiterleitung von Nicht-EU-Staatsangehörigen an die Direction Générale de l'Immigration erfordern. Nach Durchführung der Korrekturen reicht der Arbeitgeber sowohl die korrigierte DEMMAT- als auch die CARTID-Datei erneut über SECUline ein.

Warum ist MATRET in der luxemburgischen Lohnabrechnung wichtig? — MATRET ist wesentlich für die Führung genauer Mitarbeiterunterlagen und die Einhaltung der luxemburgischen Sozialversicherungsvorschriften. Ohne eine gültige Sozialversicherungsnummer können Arbeitgeber die Eintrittserklärung (DECAFF) nicht vervollständigen, die innerhalb von acht Tagen nach Einstellung eines Mitarbeiters erforderlich ist. Das CCSS betrachtet alle nachfolgend eingereichten Datensätze mit einer ungültigen Sozialversicherungsnummer als nichtig, weshalb es in der Verantwortung des Arbeitgebers liegt, MATRET-Ablehnungen zeitnah zu beheben, um Compliance-Probleme und Verzögerungen bei der ordnungsgemäßen Registrierung neuer Mitarbeiter im luxemburgischen Sozialversicherungssystem zu vermeiden.

Welche Beziehung besteht zwischen DEMMAT, CARTID, MATRET und MATASS? — Diese Dateien arbeiten in einem sequenziellen Arbeitsablauf zusammen, um Sozialversicherungsnummern über SECUline zu erhalten. Der Prozess beginnt, wenn der Arbeitgeber einen DEMMAT-Antrag mit Mitarbeiterdetails und eine CARTID-Datei mit einem gescannten Identitätsdokument einreicht. Wenn der Antrag nicht bearbeitet werden kann, antwortet das CCSS mit einer MATRET-Datei, die die Ablehnung und den Grund angibt. Nachdem der Arbeitgeber die Probleme korrigiert und erneut eingereicht hat, stellt das CCSS dann eine MATASS-Datei bereit, die die neu erstellte Sozialversicherungsnummer bestätigt und es dem Arbeitgeber ermöglicht, mit der DECAFF-Eintrittserklärung fortzufahren.

Synonyme: Ablehnungsdatei Sozialversicherungsnummer, DEMMAT-Ablehnungsantwort, Matrikelnummer-Ablehnungsmitteilung, SECUline-Ablehnungsdatei