Déclaration de salaires - CCSS

Qu'est-ce qu'une déclaration de salaires au CCSS ? — Une déclaration de salaires au CCSS est la transmission mensuelle obligatoire des rémunérations brutes versées par les employeurs à leurs salariés. Cette déclaration constitue la base du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l'établissement des droits sociaux des employés, notamment la couverture d'assurance maladie, les droits à la pension et l'accès aux prestations en espèces en cas de maladie ou de congé de maternité.

Qui est responsable de la soumission des déclarations de salaires ? — Les employeurs au Luxembourg sont légalement tenus de soumettre des déclarations de salaires pour l'ensemble de leurs salariés. Cette obligation s'applique que l'employeur gère la paie en interne ou qu'il externalise cette fonction à un prestataire de services de paie ou à un comptable. L'employeur reste en définitive responsable de l'exactitude et de la ponctualité des déclarations, même lorsqu'il délègue cette tâche à un tiers.

Quelles informations doivent figurer dans les déclarations de salaires ? — Chaque déclaration de salaires doit contenir les éléments suivants :

Comment les déclarations de salaires sont-elles soumises ? — Les employeurs peuvent déclarer les salaires selon deux méthodes au Luxembourg. La procédure électronique utilise SECUline avec le format de fichier DECSAL, qui offre une transmission automatisée et un traitement plus rapide. Alternativement, les employeurs reçoivent des listes de salaires pré-imprimées du CCSS au début de chaque mois, qui reproduisent les déclarations du mois précédent et doivent être vérifiées, corrigées si nécessaire, puis renvoyées dans les délais impartis.

Quels sont les délais pour les déclarations de salaires ? — Les employeurs utilisant les listes de salaires papier doivent les retourner au CCSS dans les dix jours suivant leur réception. Pour les déclarations électroniques via SECUline, la date limite est le 24 du mois suivant la période de paiement des salaires. Le non-respect de ces délais peut entraîner des amendes trimestrielles pour chaque salaire non déclaré, le CCSS avertissant automatiquement les employeurs des déclarations manquantes via le fichier SALMAN pour les utilisateurs de SECUline.

Comment le CCSS traite-t-il les déclarations de salaires ? — Une fois que le CCSS reçoit les déclarations de salaires, il calcule le montant total des cotisations de sécurité sociale pour chaque salarié en fonction des taux de cotisation en vigueur. Le CCSS émet ensuite un extrait de compte mensuel à l'employeur, indiquant le montant total des cotisations de sécurité sociale dues, comprenant à la fois les parts patronales et salariales. Cette facture doit être payée dans les dix jours suivant son émission, l'employeur étant responsable de prélever les cotisations salariales sur les salaires bruts et de verser le montant combiné.

Que se passe-t-il si les déclarations de salaires ne sont pas soumises ? — Les employeurs qui ne déclarent pas les salaires s'exposent à des amendes administratives trimestrielles pour chaque salaire non déclaré. Lorsque les salaires ne sont pas déclarés, le CCSS estime le montant sur la base du dernier salaire déclaré et valide cette estimation lors de la prononciation de l'amende. Les salariés sont informés de ces montants estimés et peuvent demander des rectifications s'ils ne sont pas d'accord avec le salaire enregistré. L'employeur dispose également du droit de corriger rétroactivement les informations salariales.

Pourquoi les déclarations de salaires précises sont-elles essentielles ? — Les déclarations de salaires ont un impact direct sur la protection sociale des employés tout au long de leur carrière. Ces déclarations déterminent le calcul immédiat des cotisations de sécurité sociale, établissent le droit aux prestations d'assurance maladie et aux paiements en espèces pendant la maladie, accumulent les droits à la pension pour la retraite et servent de registre officiel pour le calcul des futures prestations sociales. Des déclarations inexactes peuvent entraîner un sous-paiement des prestations, des erreurs de calcul de pension ou le refus de droits sociaux aux salariés.

Les déclarations de salaires peuvent-elles être corrigées après soumission ? — Oui, les employeurs peuvent corriger des déclarations de salaires précédemment soumises si des erreurs sont découvertes. Les corrections doivent être effectuées par les mêmes canaux utilisés pour les déclarations initiales, soit via SECUline, soit en contactant directement le CCSS. Toutefois, les périodes antérieures à une certaine date peuvent être archivées et indisponibles pour modification par voie électronique, nécessitant une coordination directe avec le CCSS pour les corrections de périodes plus anciennes.

Synonymes : Déclaration mensuelle des salaires, procédure DECSAL, déclaration de paie à la sécurité sociale, transmission salariale à la sécurité sociale