Déclaration d'entrée - CCSS

Qu'est-ce qu'une déclaration d'entrée ? — Une déclaration d'entrée est la notification obligatoire envoyée au Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS) pour enregistrer le début d'une relation de travail ou d'une activité indépendante au Luxembourg. Cette déclaration garantit que les salariés sont correctement affiliés au système de sécurité sociale luxembourgeois dès leur premier jour de travail, leur assurant une couverture pour l'assurance maladie, la pension, l'assurance dépendance, l'assurance accident et les prestations de chômage.

Qui doit soumettre une déclaration d'entrée ? — Tout employeur au Luxembourg, qu'il soit du secteur privé ou public, doit soumettre une déclaration d'entrée lors de l'embauche d'un nouveau salarié. Cette obligation s'applique aux entreprises, associations, institutions publiques et particuliers employant du personnel de ménage. Les travailleurs indépendants exerçant dans le cadre d'une structure sociétaire nécessitent également des déclarations d'entrée, bien que les indépendants enregistrés à titre personnel utilisent un formulaire de déclaration différent.

Quand la déclaration d'entrée doit-elle être soumise ? — La déclaration d'entrée doit être envoyée au CCSS dans les huit jours suivant la date d'embauche du salarié. Une soumission tardive au-delà du délai de tolérance de 30 jours entraîne des pénalités de 50 euros par mois de retard, jusqu'à un maximum de 2 500 euros. Les employeurs doivent soumettre les déclarations dès la signature du contrat de travail et l'enregistrement du matricule du salarié.

Comment soumettre une déclaration d'entrée ? — Le Luxembourg offre deux méthodes pour soumettre les déclarations d'entrée :

Soumission électronique via SECUline : Les employeurs utilisent la procédure DECAFF via la plateforme sécurisée SECUline pour transmettre électroniquement les déclarations d'entrée et de sortie. Cette méthode nécessite le numéro de sécurité sociale à 13 chiffres du salarié (matricule). Si le salarié ne dispose pas de matricule, les employeurs doivent d'abord en obtenir un via la procédure DEMMAT, qui peut également nécessiter la transmission d'une copie de pièce d'identité via la procédure CARTID. Le CCSS traite rapidement les déclarations électroniques et renvoie une confirmation ou des notifications d'erreur via le fichier AFFRET.

Soumission papier : Les employeurs peuvent remplir et envoyer par courrier le formulaire de déclaration d'entrée pour salarié du secteur privé directement au CCSS. Lorsque le salarié ne dispose pas de numéro de matricule luxembourgeois au moment de l'affiliation, les employeurs doivent indiquer la date de naissance du salarié au format année-mois-jour et joindre une copie en couleur de sa pièce d'identité telle qu'un passeport ou une carte d'identité.

Quelles informations sont requises pour une déclaration d'entrée ? — La déclaration d'entrée nécessite des informations complètes sur l'employeur et le salarié, notamment le numéro de matricule de l'employeur attribué par le CCSS, le matricule du salarié, la date de début d'emploi, le code de classification professionnelle selon les normes ISCO-08, le lieu de travail, le type d'emploi tel qu'activité manuelle ou intellectuelle, la durée du contrat, les heures de travail et la couverture des risques de sécurité sociale. Pour les travailleurs transfrontaliers, les employeurs doivent confirmer que le salarié n'effectue pas plus de 25 % de son travail dans son pays de résidence, car cela déclencherait une affiliation dans ce pays.

Que se passe-t-il après la soumission d'une déclaration d'entrée ? — Une fois que le CCSS reçoit et traite la déclaration d'entrée, il envoie automatiquement une confirmation au salarié et à l'employeur. Le salarié reçoit un accusé de réception reproduisant les données essentielles de la déclaration, tandis que l'employeur reçoit une liste mensuelle des salaires permettant de vérifier que toutes les déclarations ont été reçues et traitées. Le CCSS notifie également automatiquement l'Association d'Assurance contre les Accidents (AAA) et affilie l'employeur à la Mutualité des employeurs le cas échéant.

Les déclarations d'entrée peuvent-elles être corrigées ? — Oui, les employeurs peuvent soumettre des déclarations rectificatives pour les erreurs matérielles telles que des dates d'entrée incorrectes en cochant la case « déclaration rectificative » sur le même formulaire ou via la procédure de modification DECAFF. Cependant, les changements affectant l'affiliation aux risques de sécurité sociale du salarié, comme le passage d'un travail manuel à un travail intellectuel, nécessitent la soumission d'une nouvelle déclaration d'entrée plutôt qu'une correction.

Y a-t-il des exigences particulières pour les résidents non luxembourgeois ? — Pour les salariés ressortissants de pays hors de l'UE, de l'EEE et de la Suisse, les matricules sont créés par la Direction générale de l'Immigration dans le cadre de la procédure de demande d'autorisation de séjour ou de travail. Les employeurs ne peuvent soumettre des déclarations d'entrée qu'après l'octroi de l'autorisation et la délivrance du matricule. Les ressortissants de l'UE, de l'EEE et de la Suisse sans matricule luxembourgeois peuvent en obtenir un via la procédure DEMMAT standard.

Qu'en est-il des travailleurs intérimaires et des catégories spéciales ? — Les entreprises de travail intérimaire doivent utiliser la procédure spécialisée DECINT pour les travailleurs intérimaires plutôt que la déclaration d'entrée DECAFF standard, bien que leur personnel permanent suive les procédures DECAFF normales. Les étudiants embauchés pendant les vacances scolaires pour des missions temporaires peuvent être affiliés uniquement pour l'assurance accident ou via des procédures simplifiées selon leur situation et leur statut de résidence.

Synonymes : Déclaration d'affiliation, enregistrement d'emploi, inscription à la sécurité sociale, notification de début d'activité, déclaration DECAFF