DECAFF - SECUline

Qu'est-ce que le DECAFF ? — Le DECAFF (Déclaration d'affiliation) est le format de fichier électronique standardisé utilisé par les employeurs au Luxembourg pour déclarer les entrées, sorties et modifications de leurs salariés auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS). Cette procédure fait partie du système SECUline et constitue la méthode obligatoire pour affilier ou désaffilier les employés au système de sécurité sociale luxembourgeois, garantissant ainsi un enregistrement précis et rapide des changements de personnel.

Qui doit utiliser la procédure DECAFF ? — Tous les employeurs au Luxembourg, tant du secteur privé que public, doivent utiliser le DECAFF lors de l'embauche ou de la cessation d'emploi de salariés. Cela inclut les entreprises gérant des employés réguliers, certains travailleurs indépendants ayant un statut de société, et les gérants d'entreprise détenant plus de vingt-cinq pour cent des parts de la société. Les agences de travail intérimaire utilisent une procédure distincte appelée DECINT pour les travailleurs temporaires, et les ménages continuent d'utiliser des procédures papier simplifiées.

Quand les employeurs doivent-ils soumettre les déclarations DECAFF ? — Les employeurs doivent soumettre les déclarations DECAFF dans un délai de huit jours suivant soit l'entrée en fonction du salarié, soit la fin de la relation de travail. Afin de garantir une affiliation ou une désaffiliation dans les meilleurs délais, les entreprises doivent effectuer le transfert DECAFF dès la signature du contrat de travail et après l'enregistrement du matricule valide du salarié. Ces transferts peuvent être effectués quotidiennement via le système SECUline.

Quels types de déclarations le DECAFF gère-t-il ? — Le DECAFF traite plusieurs types de déclarations à travers différents formats d'enregistrement. Les déclarations d'entrée enregistrent les nouveaux employés rejoignant l'effectif, les déclarations de sortie traitent les cessations d'emploi, les déclarations de modification corrigent les erreurs dans les informations d'entrée ou de sortie précédemment soumises, et les déclarations d'annulation annulent les déclarations d'entrée lorsqu'un employé n'a jamais réellement commencé à travailler. Chaque type de déclaration nécessite des champs de données spécifiques et suit des exigences de formatage standardisées.

Que se passe-t-il si une déclaration DECAFF est rejetée ? — Lorsque le CCSS ne peut pas traiter une déclaration DECAFF en raison d'erreurs dans le numéro de matricule ou la codification, le système renvoie automatiquement l'enregistrement rejeté à l'employeur via un fichier AFFRET. Ce fichier de refus contient les données de la déclaration originale accompagnées de codes de refus spécifiques indiquant pourquoi l'enregistrement a échoué. Les employeurs doivent corriger les erreurs et soumettre à nouveau la déclaration pour finaliser le processus d'affiliation ou de désaffiliation.

Quelles sont les conditions préalables à l'utilisation du DECAFF ? — Avant de soumettre des déclarations DECAFF, les employeurs doivent disposer d'un numéro d'immatriculation d'employeur valide auprès du CCSS et connaître le numéro de sécurité sociale luxembourgeois à treize chiffres du salarié (matricule). Si le salarié ne dispose pas encore d'un numéro de sécurité sociale, les employeurs doivent d'abord en demander un via la procédure DEMMAT pour les ressortissants de l'UE, de l'EEE et de la Suisse, ou attendre que la Direction Générale de l'Immigration en crée un pour les ressortissants non européens dans le cadre de la procédure de permis de séjour ou de travail.

Quelles sanctions s'appliquent en cas de soumission tardive du DECAFF ? — Le Luxembourg impose des sanctions financières pour les déclarations tardives. Lorsque les employeurs soumettent des déclarations DECAFF plus de trente jours après le délai légal, le CCSS applique une amende administrative de cinquante euros pour chaque mois de retard, avec un plafond maximal de deux mille cinq cents euros. Ces sanctions soulignent l'importance du respect des délais en matière d'obligations d'enregistrement à la sécurité sociale.

Comment le DECAFF s'intègre-t-il aux autres procédures SECUline ? — Le DECAFF fonctionne comme partie intégrante de l'écosystème SECUline luxembourgeois. Il se connecte avec DEMMAT pour l'obtention des numéros de sécurité sociale, CARTID pour la soumission des documents d'identité, les procédures de déclaration de salaire pour les déclarations de paie courantes, et DEMDET pour la déclaration des activités professionnelles à l'étranger. Cette intégration assure un flux de données transparent entre les différents aspects de l'administration de l'emploi et de la conformité à la sécurité sociale.

Synonymes : Déclaration d'entrée et de sortie, déclaration d'affiliation, fichier d'enregistrement à la sécurité sociale, notification de statut d'employé